Las 3mu del modelo de Toyota que deberemos analizar si sentimos que últimamente no todo fluye como debería en nuestra organización se llaman: Muda, Mura y Muri.
Muchas organizaciones viven concentradas en los proyectos diarios, en la rentabilidad, en entregas a clientes, en ventas, en la gestión diaria… pero pocas veces atendemos a lo que realmente importa.
¿Estamos aportando valor a nuestros clientes? Y si damos un paso más allá, ¿Estamos logrando un rendimiento óptimo de nuestros equipos? ¿Qué podemos mejorar en nuestro día a día para que aquello que nos impide progresar nos deje paso a un nivel superior?.
De todo esto y mucho más es posible que sea responsabilidad de los personajes que muestro a continuación. Ellos son tus peores enemigos: Muda, Mura y Muri. Existen muchos artículos que nos hablan desde un punto de vista de la producción Lean pero en este artículo quiero ser más incisiva y hacer un análisis basado en las personas. Es decir, quiero dejarte claro lo siguiente: te dediques a lo que te dediques (desde una panadería a una multinacional) debes prestar atención a los síntomas que generan estas 3Mu’s. ¿Por qué? Porque es posible que tu negocio esté muriendo sin darte cuenta y que todo aquello que inviertes para ofrecer mejoras esté siendo devorado por estos enemigos invisibles.
El concepto de las «3Mu» nace del modelo kaizen de Toyota (un absoluto referente si te interesa la mejora continua) consistente en analizar procesos e investigar formas de eliminar todos aquellos procesos que no aporten valor, que generen una sobrecarga de esfuerzo o que transformen ese esfuerzo en tensiones que acaban dilapidando a tus empleados o recursos.
Ahora bien, ¿Te he alarmado lo suficiente para que prestes atención?
Me gusta ser clara y por eso he plasmado la teoría a través de la ilustración de estos tres personajes. De esta forma espero que cada vez que detectes que estás en alguno de los casos que contaré a continuación tomes consciencia y puedas ponerle cara y ojos a este problema que NO permite que mejores tu eficiencia.
Empecemos por Muda o el Rey del Desperdicio.
Muda significa «desperdicio». Es el culpable de todo aquello que no está aportando valor al proyecto y que se consuman más recursos de los necesarios.
Algunos mudas comunes en proyectos son los que comento a continuación.
Burocracia
Todos aquellos procesos, documentación y papeleo innecesario que no aportan valor al resultado y que nos hacen perder tiempo.
Sobre-producción
¿Nunca has tenido la sensación de que estás trabajando más de lo que realmente se ha pedido? Producir antes de que el cliente nos lo solicite o trabajar sin pedir feedback hasta finalizar el proyecto son algunos ejemplos.
Multiproyecto
Nadie recordará lo que era trabajar con un Windows 10 (o eso espero). ¿Recuerdas lo que tardabas en buscar-abrir un documento? Casi te daba tiempo de ir a por un café y volver entre clic y clic. Ahora imagina que cada tarea de distinto proyecto que atiendes tuvieras que iniciarlo con un ordenador similar. ¿Cuánto tiempo crees que perderías en cada cambio de chip?
Acostumbramos a entender el multitasking como algo positivo pero si lo analizamos desde la productividad en tiempo y recursos nos daremos cuenta de que gran parte del tiempo lo estamos perdiendo en los momentos de «inicio-apagado». Los beneficios y desperdicios de trabajar en modo multitarea se atenderán en un post próximamente pero te dejo unas pinceladas sobre cómo nos afecta:
- Agregamos tiempo de preparación a la tarea al tener que hacer el cambio de chip;
- Se alarga el tiempo de cobrar esa tarea ya que alargamos el tiempo del proyecto;
- Entonces tenemos un problema de tiempo y de dinero;
- El equipo no estará enfocado lo que directamente afectará a la calidad.
Esperas
Otro de los aspectos a tener en cuenta en la gestión de proyectos son los tiempos de espera. Si tenemos falta de cadencia en el flujo de trabajo y nuestro proyecto tiene muchas dependencias de factores externos como por ejemplo: estar esperando el feedback de un superior o cliente, esperar la disponibilidad de un compañero, estar a la espera de un presupuesto o acción de un proveedor, etc… Todo ello son tiempos de espera que generarán zonas muertas a tu trabajo. También es cierto que estos tiempos de espera a veces nos ayudan a hacer un parón y relajarnos o aprovecharlo para hacer tareas más ejecutivas y pequeñas de otros proyectos. Pero si estamos en esta situación es que ya venimos de algunos otros mudas anteriores.
“Ir haciendo”
¡Ohhh! ¡Cuánto odio este verbo!. «Tú vete haciendo» me dicen algunos clientes cuando aún no tenemos nada con lo que poder avanzar. No, no vamos a ir haciendo. ¡O al menos no deberíamos!. ¿Por qué? vamos a explicarlo bien.
Si «vamos haciendo» cuando aún nos falta información sobre el proyecto, recursos, etc, lo que va a suceder es una gran pérdida de tiempo. Seguramente cuando llegue esa nueva información o esos recursos que nos faltaban corremos el riesgo de que todo lo «avanzado» no tenga nada que ver. Por lo que habremos perdido tiempo valioso que podríamos haber dedicado a otras tareas.
De hecho, esto implica una nueva «muda» que contempla este concepto y es la generación de «Bugs» o re-trabajo por errores en el planteamiento o seguimiento del proyecto.
Y ahora viene una de mis «mudas» favoritas, la más común, la más interiorizada en nuestras organizaciones.
Ella es…. (redoble de tambores)…
Los desajustes de capacidad
¿Qué significa esta muda? Aquí hablamos de la pérdida de valor al asignar tareas rutinarias o de bajo impacto a personas de gran talento. Incluso a veces pasa al contrario. Asignamos tareas de alto impacto a personas de baja capacidad.
Tuve una vez un jefe que tras muchos años dándose de cabezazos contra la pared con la productividad de su equipo me dijo: «He aprendido que cada cual debe dedicarse a lo que mejor sabe hacer y que pedir peras al olmo es una pérdida de tiempo». Este es otro tema que merece ser desarrollado en un futuro post sobre recursos humanos y por lo tanto de momento no nos alargaremos.
Pero si tuviéramos un contador en la entrada del despacho que contabilizara cada paso y decisión que tomamos y cómo se transforma en unidades de productividad y recursos… seguramente prestaríamos más atención a todo aquello que nos está retrasando y no permite agregar valor a nuestro negocio.
Acabamos de ver toda una serie de factores a considerar si queremos mejorar en nuestros procesos de trabajo. Y eso que solamente hemos analizado el primero de los tres enemigos más comunes de toda organización.
Cuando crees que con «Muda» no era suficiente para arrastrarnos a la desesperación llegan lo que llamo los personajes «consecuencia».
¿Qué te parece si resumo a continuación cómo actúan tras las acciones de «Muda» sus otros dos compis «Mura & Muri» y continuamos en un próximo post?
Es un honor presentaros a Mura, el hater de la estandarización.
Si eres de las personas a las que le da rabia cuando está sonando una canción en la radio y alguien continuamente la esté cambiando o parando para pasarla pa’lante o atrás entenderás fácilmente los efectos de «Mura»
Mura puede surgir a causa de la variación de la demanda, de diferencias en los tiempos de ciclo, cambios en los recursos o cambios continuos de flujos de trabajo.
Entendemos rápidamente que al estandarizar nuestros procesos podemos atender a más proyectos en menor tiempo y por tanto, ser más productivos. Pero Mura se encarga del reto de tener que adaptarnos continuamente al cambio. Y adaptarse al cambio está bien cuando es necesario. Pero hay que contemplar los periodos de adaptación y estandarización, es decir, dar tiempo para estabilizar los nuevos flujos. Lo entenderás respondiendo a esta pregunta:
¿Qué sucede si continuamente estamos aplicando procesos de forma aleatoria en función de cómo nos amanece el día?
Y aquí llega «Muri».
El concepto de Muri en las «3Mus» es la peor de las consecuencias de toda la cadena de producción. Es la sobrecarga y suele haber sido causada por Mura.
No es necesario que os defina cuáles son las consecuencias de la sobrecarga. Son todas aquellas que hacen que el equipo tenga tal sobrecarga de trabajo que ya no saben ni dónde están, ni quiénes son, ni qué están haciendo.
Sucede por una mala planificación del proyecto o de los recursos. También cuando trabajamos a un ritmo superior del normal provocando ineficiencias por cansancio, deterioros, falta de motivación…
Y obviamente tarde o temprano acabará afectando a la calidad y como efecto secundario suele provocar cuellos de botella o tiempos muertos.
Por ahora, esto es todo sobre todo aquello que deberíamos tener en cuenta si deseamos trabajar en la mejora continua de nuestro negocio. Como dice una de mis series de referencia:
«La verdad está ahí fuera».
Así que si «hueles» que algunos de estos personajes sobrevuelan el día a día en tu empresa no tienes más que parar un momento la rueda, analizar y observar, compartir opiniones y escuchar a tu equipo e intentar poner barreras para reducir su presencia.
